Szilvia Szlavitsek, Luigino Bottega e Irene Pepe raccontano il lavoro dietro uno dei più grandi eventi business internazionali di Budapest.
Un evento aziendale riuscito parte da un obiettivo chiaro. Per realizzarlo servono un concept solido, il luogo e i fornitori giusti, una comunicazione pianificata con attenzione e un coordinamento preciso.
Il Budapest Business Party mette insieme tutti questi elementi su una scala impegnativa. Dietro la serata di cui gode la comunità business internazionale di Budapest c’è un progetto complesso, gestito dallo stesso team e dagli stessi decenni di esperienza che ITL Group mette a disposizione degli eventi dei propri clienti.
Ne abbiamo parlato con Szilvia Szlavitsek, Responsabile della Business Unit Eventi di ITL Group, Luigino Bottega, Chief AI & Innovation Officer, e Irene Pepe, Communications and Marketing Manager, per capire come le loro competenze si incontrano e cosa possono portare al vostro prossimo evento aziendale.
Da dove comincia un evento come il BBP?
Szilvia Szlavitsek: Comincia dallo sviluppo del concept: capire l’occasione, il pubblico e l’esperienza che vogliamo creare. Quel concept guida tutte le decisioni pratiche che seguono.
Selezioniamo una location adatta, elaboriamo la proposta di catering, pianifichiamo i requisiti tecnici e scegliamo artisti che si accordino con l’atmosfera. Queste decisioni sono strettamente collegate tra loro. Una location può essere spettacolare, ma deve funzionare anche per l’arrivo degli ospiti, il servizio di catering, gli allestimenti tecnici e il programma.
Il nostro ruolo è far convergere tutti questi elementi in un piano coerente e realizzabile, che rispecchi le priorità e il budget del cliente.
Cosa rende la pianificazione e la realizzazione così complesse?
Szilvia Szlavitsek: Ogni fornitore ha requisiti, scadenze e responsabilità diverse, ma il giorno dell’evento tutto deve funzionare insieme.
Al BBP coordiniamo allestimento, verifiche tecniche, catering, artisti, accoglienza degli ospiti e programma. Dietro c’è un lavoro fatto di cronoprogrammi dettagliati, briefing ai fornitori, responsabilità chiare e piani di emergenza. Una variazione in un’area può avere effetti su diverse altre.
È per questo che la pianificazione operativa conta così tanto. Ragioniamo sui dettagli, gestiamo i collegamenti tra i fornitori e sovrintendiamo alla realizzazione sul posto, così i nostri clienti possono accogliere i loro ospiti con tranquillità.
E poi si aprono le porte e la sala si riempie di energia. Dopo mesi di preparazione vedi le persone che si incontrano e si godono tutto quello che hai creato. Quel momento non stanca mai.
Luigino, qual è il tuo contributo a questo processo?
Luigino Bottega: Il mio ambito è la strategia: perché stiamo organizzando l’evento, chi vogliamo raggiungere e cosa vogliamo ottenere.
Per un’azienda l’obiettivo può essere rafforzare le relazioni con i clienti, presentare una nuova sede, coinvolgere i dipendenti o costruire visibilità. Definire quell’obiettivo ci aiuta a dare forma al concept, al programma e alla comunicazione dell’evento.
Nel caso del BBP, riunire la comunità business internazionale è ciò che dà la direzione alla serata. Per un cliente aziendale applichiamo lo stesso ragionamento: ogni scelta importante deve sostenere lo scopo dell’evento e il messaggio che l’azienda vuole che gli ospiti portino con sé.
C’è un momento del BBP che mostra come un’idea ambiziosa diventa realtà?
Luigino Bottega: Portare una Ferrari a bordo della nave è un buon esempio. Era un’idea d’effetto, ma per realizzarla sono serviti verifiche di fattibilità, pianificazione precisa e coordinamento stretto.
Szilvia Szlavitsek: Momenti come quello fanno capire quanto lavoro può esserci dietro un singolo dettaglio. Bisogna conoscere i vincoli della location, organizzare gli accessi, coordinare le persone coinvolte e inserire l’installazione nel programma complessivo. La nostra esperienza ci aiuta a valutare un’idea e a capire come realizzarla.
Irene, in che modo il marketing sostiene l’evento?
Irene Pepe: Il marketing collega l’evento al pubblico a cui è destinato. Partendo dalla strategia e dal concept, sviluppiamo un’identità coerente e messaggi chiari su inviti, materiali promozionali e canali digitali.
Il lavoro prosegue anche dopo l’evento. Foto, video e contenuti di follow-up aiutano l’azienda a condividere l’esperienza e a mantenere il legame con il proprio pubblico.
Il BBP offre inoltre ai potenziali clienti un esempio concreto di quello che ITL Group sa fare. Dietro la sua identità c’è un team con cui possono lavorare per i propri eventi aziendali.
Come si traduce questa esperienza in valore per un’azienda che sta organizzando il proprio evento?
Szilvia Szlavitsek: I nostri clienti hanno un unico team coordinato che segue il progetto dal concept alla realizzazione. Li aiutiamo a fare scelte informate, mettiamo insieme i fornitori giusti e gestiamo i dettagli pratici.
Il formato può essere una conferenza, un incontro tra partner, una conferenza stampa, un’attività di team building, l’inaugurazione di uno stabilimento o un evento di employer branding. Il punto di partenza è sempre capire di cosa ha bisogno l’azienda e costruire l’evento attorno a questo.
Quando conviene contattarvi?
Szilvia Szlavitsek: Appena c’è un’occasione, un obiettivo o anche solo un’idea iniziale. Non serve arrivare con un brief già pronto. Possiamo aiutarvi a sviluppare il concept, valutare le opzioni più adatte e preparare un piano realistico attorno ai vostri tempi e al vostro budget.
Parliamo del vostro prossimo evento aziendale
Dal primo concept all’uscita dell’ultimo ospite, ITL Group mette al servizio del vostro evento pensiero strategico, pianificazione creativa, competenze di marketing e coordinamento operativo.
Che stiate organizzando una conferenza, un incontro tra partner, una conferenza stampa, un’attività di team building, l’inaugurazione di uno stabilimento, un evento di employer branding o una celebrazione aziendale, raccontateci la vostra idea e vi aiuteremo a realizzarla. Scopri i nostri servizi di event planning.
Szilvia Szlavitsek
Responsabile della Business Unit Eventi di ITL Group
marketing@itlgroup.hu
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