Linea etica: sistema di segnalazione degli informatori

Una hotline etica, nota anche come “whistleblower hotline” o “integrity hotline”, è un canale di segnalazione confidenziale che consente a dipendenti, clienti, fornitori e altre parti interessate di segnalare preoccupazioni, violazioni etiche o comportamenti scorretti all’interno di un’organizzazione. Le linee dirette per l’etica svolgono un ruolo cruciale nella promozione della trasparenza, della responsabilità e del comportamento etico, in quanto forniscono un meccanismo che consente alle persone di sollevare dubbi senza temere ritorsioni o rappresaglie.

Come funziona una linea etica?

Ecco come funziona di solito una hotline etica:

1. Segnalazione confidenziale: Le persone possono segnalare preoccupazioni o violazioni etiche in modo anonimo o riservato attraverso vari canali, come telefonate, e-mail, moduli web o applicazioni mobili. La riservatezza dei segnalanti è essenziale per incoraggiare una comunicazione aperta e onesta.
2. Accoglienza e gestione: Le segnalazioni ricevute attraverso la hotline etica vengono esaminate e valutate da personale designato, come responsabili dell’etica, professionisti della compliance o fornitori di servizi terzi. Ogni segnalazione viene classificata in base alla natura e alla gravità del problema.
3. Indagine e risoluzione: Le segnalazioni valide vengono indagate tempestivamente e in modo approfondito per determinare i fatti, valutare il rischio e adottare le misure appropriate. Le indagini possono comprendere colloqui con i testimoni, raccolta di prove, conduzione di audit o revisioni e collaborazione con le parti interessate.
4. Follow-up e feedback: Al termine dell’indagine, la persona che ha segnalato il problema può ricevere un feedback o un aggiornamento sull’esito, mantenendo la riservatezza. Se necessario, possono essere attuate azioni correttive, come misure disciplinari, miglioramenti dei processi o modifiche delle politiche, per risolvere il problema ed evitare che si ripeta.
5. Monitoraggio e reporting: L’efficacia della hotline per l’etica viene monitorata attraverso l’esame regolare dei problemi segnalati, dei risultati delle indagini e delle tendenze del comportamento etico. I dati e gli approfondimenti aggregati possono essere comunicati all’alta direzione, al consiglio di amministrazione o ad altri organi di controllo per informare il processo decisionale e le attività di gestione del rischio.

L’implementazione di una hotline per l’etica può aiutare le organizzazioni a individuare e risolvere i problemi etici, le frodi, la corruzione, i conflitti di interesse e altri comportamenti scorretti prima che si trasformino in rischi legali, finanziari o reputazionali significativi. Dimostra l’impegno verso una condotta etica, l’integrità e la responsabilità, promuovendo una cultura di trasparenza e fiducia all’interno dell’organizzazione.

Quali sono le migliori pratiche nelle linee etiche?

Per garantire l’efficacia di una hotline etica, le organizzazioni devono:

• promuovere la consapevolezza e fornire formazione ai dipendenti sullo scopo, l’uso e le procedure della hotline;
• stabilire politiche e procedure chiare per la gestione delle segnalazioni, il mantenimento della riservatezza e la protezione degli informatori da eventuali ritorsioni;
• assegnare risorse e supporto sufficienti al programma della hotline etica, compresi personale dedicato, infrastrutture tecnologiche e meccanismi di supervisione.
• valutare e rivedere regolarmente le prestazioni e l’efficacia della hotline attraverso audit, sondaggi e meccanismi di feedback;
• comunicare costantemente l’impegno dell’organizzazione nei confronti della condotta etica e l’importanza di segnalare i problemi attraverso la hotline.

Nel complesso, una hotline etica è uno strumento prezioso per le organizzazioni per identificare e affrontare le questioni etiche, sostenere i propri valori e mantenere la fiducia degli stakeholder.